Słysząc komunikat mówiący o nagrywaniu rozmów, z pewnością zastanawiamy się, czy jest ono zgodne z prawem? Chodzi tutaj głównie o RODO, które wprowadziło ostatnio dużo zamieszania i wątpliwości. Jasne jest natomiast, że za dane może być już uznany głos osoby dzwoniącej. Jest tak dlatego, że w ten sposób może być zidentyfikowany pod względem numeru telefonu. W toku dalszej rozmowy natomiast istnieje możliwość pozyskania informacji o imieniu i nazwisku. Organizacja wykorzystująca urządzenia służące do nagrywania odbywających się rozmów automatycznie zostaje administratorem danych osobowych, które są udostępniane przez rozmówcę. Z tego faktu wynikają oczywiście obowiązki ściśle związane z RODO.
Obowiązek informacyjny
Po pierwsze – obowiązek informacyjny. Wynika z art. 13 RODO. Wskazuje on na zobowiązanie administratora do dokładnego poinformowania współrozmówcy o przetwarzaniu danych, takich jak:
- imię i nazwisko,
- miejsce zamieszkania,
- data urodzenia,
- miejsce zatrudnienia,
- pozostałe dane.
Ponadto Administrator powinien poinformować rozmówcę o podstawie przetwarzania otrzymanych danych. Ponadto rozmówca powinien poznać swoje prawa, np. możliwość rozłączenia się, lub wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, które uzyskał administrator. Wskazane jest wówczas używanie formy grzecznościowej, która zawsze jest mile widziana przez konsumentów.
RODO
Wyrażenie zgody to nie wszystko. Są pewne wymogi, co do jej cech. Musi być konkretna, dobrowolna i w pełni świadoma. Wynika to w sposób zrozumiały z art. 6 ust. 1a RODO oraz art. 7 RODO. Cechy te mogą być rozpoznane wyłącznie poprzez konkretne działanie. W żadnym wypadku nie może przybrać formy domyślnej. Wśród działania, które w sposób oczywisty świadczą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych jest użycie słów: „wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych” lub poprzez wybór odpowiedniego klawisza na klawiaturze telefonu, z którego wykonywane jest połączenie.
Procedura informowania o nagrywaniu musi być więc w pełni zgodna z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego o Ochronie Danych Osobowych. Regulacja ta ma na celu bowiem swobodny przepływ udostępnianych danych osobowych między krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Zalicza się do nich również rejestrowane rozmowy z klientami. Od 25 maja b.r. każda firma ma obowiązek respektować ustanowione warunki unijnej regulacji.
Informacja o nagrywaniu
Korzystanie z każdego urządzenia nagrywającego rozmowy wymaga uprzedniego poinformowania o tej sytuacji. Informacja taka może być przekazana w formie oświadczenia lub komunikatu telefonicznego IVR. Przy czym obowiązkowe jest również uprzedzenie konsumenta o możliwości odmowy zgody na nagrywanie przeprowadzanej rozmowy telefonicznej. Rozmówcy przysługuje także prawo do cofnięcia wcześniej udzielonej zgody, bez wskazywania powodu swojej decyzji. Wówczas administrator danych jest zobowiązany do usunięcia dokonanych nagrań, których uczestnikiem była dana osoba.
