S?ysz?c komunikat mówi?cy o nagrywaniu rozmów, z pewno?ci? zastanawiamy si?, czy jest ono zgodne z prawem? Chodzi tutaj g?ównie o RODO, które wprowadzi?o ostatnio du?o zamieszania i w?tpliwo?ci. Jasne jest natomiast, ?e za dane mo?e by? ju? uznany g?os osoby dzwoni?cej. Jest tak dlatego, ?e w ten sposób mo?e by? zidentyfikowany pod wzgl?dem numeru telefonu. W toku dalszej rozmowy natomiast istnieje mo?liwo?? pozyskania informacji o imieniu i nazwisku. Organizacja wykorzystuj?ca urz?dzenia s?u??ce do nagrywania odbywaj?cych si? rozmów automatycznie zostaje administratorem danych osobowych, które s? udost?pniane przez rozmówc?. Z tego faktu wynikaj? oczywi?cie obowi?zki ?ci?le zwi?zane z RODO.
Obowi?zek informacyjny
Po pierwsze – obowi?zek informacyjny. Wynika z art. 13 RODO. Wskazuje on na zobowi?zanie administratora do dok?adnego poinformowania wspó?rozmówcy o przetwarzaniu danych, takich jak:
- imi? i nazwisko,
- miejsce zamieszkania,
- data urodzenia,
- miejsce zatrudnienia,
- pozosta?e dane.
Ponadto Administrator powinien poinformowa? rozmówc? o podstawie przetwarzania otrzymanych danych. Ponadto rozmówca powinien pozna? swoje prawa, np. mo?liwo?? roz??czenia si?, lub wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, które uzyska? administrator. Wskazane jest wówczas u?ywanie formy grzeczno?ciowej, która zawsze jest mile widziana przez konsumentów.
RODO
Wyra?enie zgody to nie wszystko. S? pewne wymogi, co do jej cech. Musi by? konkretna, dobrowolna i w pe?ni ?wiadoma. Wynika to w sposób zrozumia?y z art. 6 ust. 1a RODO oraz art. 7 RODO. Cechy te mog? by? rozpoznane wy??cznie poprzez konkretne dzia?anie. W ?adnym wypadku nie mo?e przybra? formy domy?lnej. W?ród dzia?ania, które w sposób oczywisty ?wiadcz? o wyra?eniu zgody na przetwarzanie danych jest u?ycie s?ów: „wyra?am zgod? na przetwarzanie moich danych osobowych” lub poprzez wybór odpowiedniego klawisza na klawiaturze telefonu, z którego wykonywane jest po??czenie.
Procedura informowania o nagrywaniu musi by? wi?c w pe?ni zgodna z Rozporz?dzeniem Parlamentu Europejskiego o Ochronie Danych Osobowych. Regulacja ta ma na celu bowiem swobodny przep?yw udost?pnianych danych osobowych mi?dzy krajami cz?onkowskimi Unii Europejskiej. Zalicza si? do nich równie? rejestrowane rozmowy z klientami. Od 25 maja b.r. ka?da firma ma obowi?zek respektowa? ustanowione warunki unijnej regulacji.
Informacja o nagrywaniu
Korzystanie z ka?dego urz?dzenia nagrywaj?cego rozmowy wymaga uprzedniego poinformowania o tej sytuacji. Informacja taka mo?e by? przekazana w formie o?wiadczenia lub komunikatu telefonicznego IVR. Przy czym obowi?zkowe jest równie? uprzedzenie konsumenta o mo?liwo?ci odmowy zgody na nagrywanie przeprowadzanej rozmowy telefonicznej. Rozmówcy przys?uguje tak?e prawo do cofni?cia wcze?niej udzielonej zgody, bez wskazywania powodu swojej decyzji. Wówczas administrator danych jest zobowi?zany do usuni?cia dokonanych nagra?, których uczestnikiem by?a dana osoba.
