Zapewnienie sukcesu konferencji to dość skomplikowana sprawa, choć można ją rzecz jasna uprościć. Najważniejsze są oczywiście temat i cel takiego spotkania, ale zastanowić trzeba się także m.in. nad strategią promocyjną i zaproszonymi gośćmi.
Właściwie nakreślone cele
Konferencja to po prostu spotkanie określonej grupy ludzi. Konieczne jest dokładniejsze określenie, jaki będzie jej cel konkretny, ponieważ inaczej organizuje się konferencję o charakterze szkoleniowym dla grupy pracowników firmy, a inaczej będzie wyglądała konferencja opierająca się o wymianę wiedzy pomiędzy największymi autorytetami branży. Termin określenia wszystkich celów zależny musi być od wielkości przedsięwzięcia. Im większe będzie wydarzenie, tym szybciej wszystko musi być jasne.
Konferencja
Z odpowiednim wyprzedzeniem znane muszą być konkretne tematy i kto mógłby się zająć ich przygotowaniem. Osiągniecie celów możliwe jest też tylko wtedy, kiedy przybyłe osoby cechują się nie tylko wiedzą w danym temacie, ale wszyscy mówcy, a przynajmniej ich jak największa część, cieszą się także autorytetem w środowisku. Uznane nazwiska są zawsze najlepszą zachętą do przybycia dla innych. Zdobywanie autorytetów musi odbywać się z odpowiednim wyprzedzeniem. Do tego powoli standardem staje się wysyłanie im drobnych upominków wraz z zaproszeniami i opisem konferencji.
Kwestia miejsca
Wybór miejsca ma znaczenie kluczowe, jest to warunek sine qua non sukcesu. Najlepiej jest wybierać miejsca, które mają odpowiednie doświadczenie w przygotowywaniu konferencji i posiadają niezbędną infrastrukturę, czyli w specjalnych centrach konferencyjnych i przygotowanych do tego hotelach. Takie miejsca przygotowane są również do świadczenie przeróżnych usług dodatkowych dla uczestników konferencji, ważnych zwłaszcza w przypadku spotkań trwających kilka dni.
